DOKUMENTENMANAGEMENT

Effiziente Dokumentenverwaltung

 

Mezzoteam bietet eine komplette Collaboration*-Software Lösung (Multiuser-Modus), mit einem Dokumentenmanagement sowie einer leistungsstarken und perfekt integrierter Workflow*-Engine an. Mezzoteam kann sich dank seiner völligen Parametrierbarkeit an alle Nutzungskontexte anpassen.

Mit Mezzoteam gewinnen Sie an:


ORGANISATION

  • Frei parametrierbare Dokumenteninformationen ermöglichen die unkomplizierte Dateiablage und das schnelle und sichere Wiederauffinden der Informationen.
  • Der Projektleiter steuert die Zusammenarbeit, indem er Projektbeteiligte einlädt bzw. sie wieder aus dem Projektverzeichnis entfernt.


STRUKTURIERUNG DES DATENAUSTAUSCHES

  • Je nach seiner Rolle in dem Projekt, werden jedem Benutzer bestimmte Rechte eingeräumt.
  • Der Benutzer kann so Dokumente validieren, unterzeichnen und verteilen. Diese Aktionen sind dank einem leistungsstarken Werkzeug zur Verwaltung von Geschäftsprozessen (Workflow*) automatisiert.


PRODUKTIVITÄT

  • Je nach Bedarf können spezifische Module aktiviert werden, zum Beispiel zur Erstellung von grafischen Dokumenten oder zur Synchronisierung mit dem Arbeitsplatz (Produktionsmodul*).
  • Die Architektur der Applikation ermöglicht ihre einfache Integrierung in das IT-System des Unternehmens.
  • Über die Webservices* von Mezzoteam können Schnittstellen mit anderen Datensystemen erstellt werden.


STEUERUNG UND RÜCKVERFOLGBARKEIT

  • Sämtliche Aktionen (Downloads, Öffnen von Dokumenten usw.) werden in einem Tätigkeitsprotokoll aufgezeichnet.
  • Im Modul Reporting* (Berichtswesen) können die Benutzeroberflächen angepasst werden.
  • Bei Projektende werden alle Dokumente gemäß dem jeweils ausgewählten Ablageplan archiviert.

 

* Für alle mit einem Sternchen markierten Begriffe finden Sie in der Spalte rechts im Bereich Lexikon eine entsprechende Erklärung. Klicken Sie in dieser Rubrik auf den gewünschten Begriff, um die Definition anzuzeigen.

GED - Espace de travail

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Lexikon

Collaboration Software oder Multi-User-Modus

Ziel der Arbeit im Multi-User-Modus ist es, die Kommunikation zwischen Projektbeteiligten gleichzeitig zu vereinfachen und sie zu organisieren und zu sichern. Eine gemeinschaftlich genutzte Arbeitsumgebung stellt alle für das Projektmanagement nützlichen Werkzeuge zusammen und den verschiedenen Beteiligten zur Verfügung. Eine Lösung der Arbeit im Multi-User-Modus ist umso passender für eine Branche, als sie präzise die spezifischen Abläufe beschreibt und somit deren effizientes Management ermöglicht. So liegen z. B. im Fall des Baugewerbes die Kernpunkte in der Validierung von Dokumenten, der Garantie deren Authentizität und in der Einhaltung von Terminen.

Workflow

Jedem Benutzer werden projektbezogen und je nach Funktion bestimmte Rechte eingeräumt. So kann er zur Validierung, Signatur, Verteilung von Dokumenten berechtigt sein. Diese Aktionen sind dank eines leistungsstarken Werkzeuges zur Verwaltung von Geschäftsabläufen (Workflow) automatisiert. So wird jedem Dokument eines Workflows ein Status zugeteilt (abgelehnt, Bestätigung im Gange, usw.).
Ein Workflow beschreibt einen Validierungskreislauf: Zwischen verschiedenen Beteiligten zu erfüllende Aufgaben, Termine, Validierungsmodi, usw. und erleichtert den Verlauf eines Projektes erheblich. Ein Workflow kann auch grafisch konfiguriert werden (mit dem Modul Workflow Designer von Mezzoteam).

Reporting (Berichtwesen)

Mezzoteam bietet einen Service Berichtwesen (Reporting) an. Dieser stellt sowohl Berichte über Aktivitäten als auch eine ganze Bandbreite von sachdienlichen Indikatoren, die auf jedes Projekt und jeden Kunden spezifisch zugeschnittenen sind, zur Nachverfolgung von Operationen, Dokumenten und Arbeitsabläufen zur Verfügung.

Elektronisches Dokumentenmanagement oder DMS

Das elektronische Dokumentenmanagement oder DMS ermöglicht die Organisation, Ablage, gemeinsame Nutzung und Archivierung von Dokumenten in einem IT-System.

Webservices

Mezzoteam verwendet Webservices basierend auf der Microsoft .Net Technologie und einer serviceorientierten Architektur (SOA). Diese Architektur basiert auf einer Datenbearbeitung, die Sicherheit und Integrität der Daten für alle herkömmlichen Benutzerschnittstellen gewährleistet. Über die Webservices von Mezzoteam können Schnittstellen mit anderen Datensystemen erstellt werden.

Produktionsmodul

Das Produktionsmodul von Mezzoteam, dem Enterprise Management System von Prosys, bietet Benutzern die Möglichkeit ein Dokument zu bearbeiten, ohne es vorher herunterzuladen und auf dem eigenen Arbeitsplatz speichern zu müssen. Es reicht das Dokument auf Mezzoteam zu öffnen und schon können die Änderungen direkt durchgeführt werden.

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