GED

Gestione eficazmente los documentos

Mezzoteam le ofrece un entorno completo de trabajo colaborativo* a través de una solución de gestión documental* y un potente motor de workflow* perfectamente integrado. A través de sus innumerables opciones de configuración, Mezzoteam puede adaptarse a todos los contextos de uso. 

 

Con Mezzoteam ganará en:

ORGANIZACIÓN

  • Las fichas de documentos son completamente parametrizables y le permitirán clasificar los archivos y encontrar con facilidad la información que necesita.
  • El jefe de proyecto administra la interacción y derechos de los participantes, invitando o retirando a los mismos del registro del proyecto.

 

ESTRUCTURACCIÓN DE INTERCAMBIOS

  • Los derechos para cada usuario se asignarán dependiendo de su función en el proyecto.
  • Por ello, y en función del usuario, éste podrá validar, firmar o difundir los documentos (Módulo de producción*). Todas las acciones están automatizadas gracias a una potente herramienta de gestión de procesos (workflow*).

 

PRODUCTIVIDAD

  • En función de sus necesidades, pueden implementarse módulos específicos como, por ejemplo, para la producción de documentos gráficos o la sincronización con el puesto de trabajo.
  • La arquitectura de la aplicación permite una fácil integración con el sistema de información de su empresa.
  • Gracias a los servicios web* de Mezzoteam, la solución puede comunicarse con otros sistemas de información.

 

DIRECCIÓN Y TRAZABILIDAD

  • Todas las acciones realizadas (descargas, lectura de documentos, etc.) quedan anotadas en un registro de actividad.
  • El módulo de generación de informes le permite la edición del cuadro de objetivos.
  • Cuando finaliza el proyecto, se archivan todos sus documentos en función del tipo de clasificación seleccionada.

 

 * En la columna de la derecha del bloque, titulada Léxico, encontrará las definiciones de los términos marcados con un asterisco. En esta sección, haga clic en el término que desee para ver su definición.

 

GED - Espace de travail

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Léxico

Trabajo colaborativo

El objetivo del trabajo colaborativo es facilitar la comunicación entre los participantes en un proyecto, ocupándose de organizar y proteger la información. Un espacio de trabajo colaborativo reúne todos los medios útiles para la gestión de un proyecto y los pone a disposición de los participantes en el mismo. Una solución de trabajo colaborativo está tan adaptada a cada oficio que describe sus procesos más concretos. Y esto hace que se puedan gestionar con una mayor eficacia. En el caso de la construcción los puntos clave son: la validación de los documentos, la garantía sobre su autenticidad y el cumplimiento de los plazos.

Workflow

En el contexto de un proyecto, los derechos para cada usuario se asignarán dependiendo de su función en el mismo. Por ello, y en función del usuario, éste podrá validar, firmar o difundir los documentos. Todas las acciones están automatizadas gracias a una potente herramienta de gestión de procesos (workflow). De la misma forma, a todo documento sometido a un workflow se le asignará un estado (rechazado, en proceso de validación, etc.).
Un workflow sigue una ruta de validación: tareas por realizar entre diferentes participantes, plazos de entrega, modos de validación… El workflow facilita enormemente el seguimiento de los proyectos. Un workflow puede configurarse gráficamente, gracias al módulo Workflow Designer.

Gestión electrónica de documentos (GED)

La gestión electrónica de documentos (GED) permite la organización de documentos a través de un sistema informatizado, almacenarlos, compartirlos y archivarlos.

Servicios web

Mezzoteam ofrece servicios web basados en la tecnología Microsoft .Net, dentro de una arquitectura orientada a los servicios (SOA). Esta arquitectura permite manipular los datos garantizando el mismo nivel de seguridad e integridad que la interfaz de usuario normal. Gracias a los servicios web de Mezzoteam, la solución puede comunicarse con otros sistemas de información.

Módulo de producción

El módulo de producción de Mezzoteam, la plataforma de gestión de contenidos de Prosys, permite a un usuario modificar un documento sin necesidad de descargarlo o guardarlo en su puesto de trabajo previamente. Bastará con abrir el documento a través de Mezzoteam e introducir directamente las modificaciones.

Generación de informes

Mezzoteam ofrece un servicio para la generación de informes. A través de éste se pone a su disposición los informes sobre las actividades además de una serie de importantes indicadores adaptados para cada proyecto o cliente, así como para el seguimiento de las operaciones, documentos y procesos del mismo.

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